Le défi : une gestion administrative lourde et chronophage
Imaginez un organisme de formation qui accueille plusieurs centaines de stagiaires par an, répartis en dizaines de sessions.
Sur le papier, tout est simple : chaque participant s’inscrit, fournit ses documents, signe son contrat, participe à la formation et obtient sa certification.
Dans la réalité ? C’est une autre histoire.
- Des dossiers papier qui s’empilent.
- Des relances par email qui se perdent.
- Des paiements qui arrivent en retard.
- Des contrats et documents qui doivent être générés un par un.
Chaque session générait une montagne de tâches administratives : collecter les pièces justificatives, vérifier les documents, relancer les stagiaires, éditer les contrats, transmettre les informations aux certificateurs… Bref, un enfer logistique.
Résultat : les équipes passaient un temps fou à faire de l’administratif plutôt qu’à se concentrer sur leur vrai métier : former.
C’est là que nous sommes intervenus.
Notre mission : digitaliser et automatiser l’administratif
Notre équipe a été sollicitée pour une mission claire : rationaliser la gestion des sessions de formation et libérer les équipes des tâches chronophages.
Nous avons proposé et déployé une solution complète en 3 étapes :
- Un audit approfondi pour comprendre les process existants et identifier les points de friction.
- Le déploiement d’une plateforme numérique de gestion des dossiers et du suivi administratif.
- L’automatisation des processus critiques (collecte de documents, génération de contrats, relances automatiques, rappels de paiement, etc.).
L’objectif ? Que chaque participant puisse vivre une expérience fluide, que l’équipe de formation retrouve du temps, et que l’ensemble du parcours administratif soit simple, rapide et sans erreur.
Étape 1 : comprendre le quotidien pour mieux transformer
Avant de parler outils, nous avons pris le temps de cartographier le parcours d’un stagiaire, du premier clic d’inscription jusqu’à la certification finale.
Cela nous a permis de repérer les blocages :
- Trop d’emails envoyés à la main.
- Des tableurs Excel ingérables pour suivre l’avancement des dossiers.
- Des relances manuelles inefficaces.
- Une dépendance énorme au papier.
En clair : un gouffre de temps et d’énergie.
Cette première phase a été essentielle pour bâtir une solution réellement adaptée. Plutôt que d’imposer une technologie, nous avons construit autour des vrais besoins de l’organisme.
Étape 2 : une plateforme de gestion administrative centralisée
Nous avons ensuite développé et déployé une plateforme numérique sur mesure.
Son rôle : devenir le cockpit administratif de l’organisme.
Concrètement :
- Chaque session de formation est automatiquement créée avec son dossier administratif dédié.
- Chaque participant a un espace personnel où il peut déposer ses documents (pièce d’identité, CV, justificatifs, etc.).
- Les contrats de formation sont générés automatiquement, préremplis avec les informations fournies.
- Les formateurs et l’équipe back-office disposent d’un suivi en temps réel des dossiers.
Résultat immédiat : fini les dossiers éparpillés, tout est centralisé, traçable et sécurisé.
Étape 3 : automatiser pour libérer du temps
C’est à ce stade que la transformation prend tout son sens. Nous avons intégré des workflows intelligents et des modules d’intelligence artificielle qui assument une grande partie des tâches répétitives et critiques.
Relances et rappels automatisés
Plus besoin de passer des heures à envoyer des emails manuels. Désormais :
- Si un participant oublie de déposer un document, il reçoit automatiquement une relance personnalisée.
- Si un paiement approche de son échéance, un rappel bienveillant est généré et envoyé.
- Chaque échange est tracé, ce qui garantit que rien ne tombe dans les oubliettes.
Génération automatique des contrats
Chaque contrat de formation est généré en quelques secondes à partir des informations saisies par le participant. Plus de copier-coller fastidieux, plus de risque d’erreur : le document est complet, prêt à être signé et envoyé.
Vérification intelligente des documents avec l’IA
L’un des plus gros freins pour les équipes administratives, c’était la vérification manuelle des dossiers stagiaires.
Chaque document devait être ouvert, lu et contrôlé un par un pour s’assurer qu’il était valide.
Nous avons déployé un module d’intelligence artificielle qui prend désormais en charge ce travail fastidieux :
L’IA reconnaît automatiquement le type de document transmis, elle vérifie la conformité, elle détecte les incohérences ou documents manquants et déclenche immédiatement une relance ciblée vers le participant.
Résultat :
- Zéro dossier incomplet qui bloque une certification.
- Un gain de temps considérable pour l’équipe administrative.
- Une fiabilité renforcée vis-à-vis des certificateurs et partenaires institutionnels.
Un chatbot IA pour accompagner les stagiaires
En parallèle, un chatbot connecté à la plateforme guide les participants tout au long du processus. Accessible sur le site web, il répond instantanément aux questions récurrentes :
- “Quels documents dois-je fournir ?”
- “Où déposer mon justificatif ?”
- “Quand dois-je régler mon paiement ?”
Ce qui permet aux équipes de se concentrer sur l’essentiel : l’accompagnement pédagogique et le suivi qualitatif.
Les résultats : un avant/après spectaculaire
Les bénéfices de cette transformation ont été immédiats et mesurables :
- 70% de temps administratif gagné. Les équipes peuvent désormais se concentrer sur l’accompagnement pédagogique et le suivi qualitatif, plutôt que sur la paperasse.
- Une expérience participant ultra-fluide. Les stagiaires déposent leurs documents en ligne, signent leurs contrats en quelques clics et sont guidés pas à pas grâce au chatbot.
- Une traçabilité totale. Chaque dossier est complet, horodaté, accessible en temps réel et conforme aux exigences réglementaires.
- Moins de stress, plus de sérénité. Les formateurs n’ont plus à courir après les papiers, les paiements ou les signatures : tout est automatisé.
En clair : un organisme plus efficace, plus professionnel et plus attractif pour les stagiaires.
